برای طراحی بانک اطلاعاتی ، قبل از هر اقدامی نیاز به درک مسئله و تشخیص موجودیت هایی است که باید در مورد آنها اطلاعاتی ذخیره شود. موجودیدت های این شرکت عبارتند از : دستگاه های کامپیوتری ، مشتریان و فاکتورها.

بعد از شناخت موجودیت ها،لازم است مشخصه های آن ها ، برای تعیین فیلدهای جداول بانک اطلاعاتی مشخص شوند. در شرکت مورد نظر مشخصه های موجودیت به شرح زیر است:

مشخصه های دستگاه ها شامل: نام دستگاه، مدل، ویژگی ها و تعداد موجودی آن در شرکت .
مشخصه های مشتریان شامل: نام و نام خانوادگی مشتری، نام شرکت یا فروشگاهی که مشتری در ارتباط با آن است،آدرس و تلفن مشتری .
مشخصه فاکتور عبارتند از : شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، نام دستگاه های خریداری شده، قیمت، تعداد و میزان تخفیف.

بعد از تشکیل موجودیت ها و مشخصه های آن ها، جداول مورد نیاز هر کدام مشخص می شوند. برای هر یک از موجودیت های دستگاه و مشتریان یک جدول طراحی می شود. همچنین برای فاکتورها، طراحی دو جدول ، یکی برای عناوین و دیگری برای اقلام فاکتور لازم است.

برای هر جدول نیاز به یک کلید اصلی داریم که مقدار یکتایی در هر سطر از جدول داشته باشد، به این مفهوم که مقدار آن برای هر رکورد متفاوت با سایر رکوردها باشد. از آنجا که در بین مشخصه های موجود در جداول مشتریان و دستگاه ها چنین فیلدی وجود ندارد، به مشخصه های مذکور یک مشخصه دیگر اضافه می شود. این مشخصه برای جدول مشتریان کد مشتری و برای جدول دستگاه ها، کد دستگاه است که برای هر رکورد مقدار منحصر به فردی خواهد داشت. در جدول عناوین فاکتور ، شماره فاکتور که در هر فاکتور مقدار متفاوتی دارد به عنوان کلید اصلی در نظر گرفته می شود. در جدول اقلام فاکتور مقادیری مثل شماره دستگاه خریداری شده، قیمت و تعداد آن وارد می شوند. این جدول اقلام تمام فاکتورها را نگهداری می کند. بنابراین شماره هر فاکتور برای اقلام مربوط به آن نیز باید به این جدول وارد شود. بدیهی است که در اقلام فاکتورهای مختلف، شماره دستگاه خریداری شده می تواند تکرار شود. همچنین فیلدهای قیمت و تعداد می توانند تکراری باشند. شماره فاکتور نیز برای فاکتورهایی که شامل خرید بیش از یک دستگاه باشند، تکراری است.

در چنین مواردی که هیچ یک از فیلدها به تنهایی در سطرهای یک جدول ، مقدار یکتایی ندارند، از ترکیب آنها برای ایجاد کلید اصلی استفاده می شود. با ترکیب فیلدهای شماره فاکتور و شماره دستگاه در جدول اقلام فاکتور، می توان مقدار منحصر به فردی را برای هر سطر از جدول به دست آورد و سطرهای جدول را به طور مجزا از هم تشخیص داد.

Access می تواند برچسب ها را مستقیما با استفاده از داده های بانک اطلاعاتی ایجاد و برای چاپ آماده کند. برچسب ها نوع ویژه ای از گزارش ها هستند که می توانند در هر سطر، چندین رکورد را چاپ کنند. برای مثال شما می توانید برای ایجاد برچسب برای کتاب های یک کتابخانه از این نوع گزارش استفاده کنید. با استفاده از Label Wizard به آسانی می توان برچسب ها را در سایز های استاندارد با تنوع زیاد ایجاد نمود.

برای ایجاد برچسب ها، جدول مورد نظر را باز کنید و مراحل زیر را دنبال کنید:

از گروه Repots واقع در زبانه ی Create روی گزینه ی Labels کلیک کنید. (شکل 6-35)